Privacyverklaring (AVG/GDPR)

Laatst gewijzigd: 4 november 2026

Welkom bij Vetimo. Wij begrijpen dat uw vastgoedtransactie en de bijbehorende financiële gegevens uiterst vertrouwelijk zijn. In deze privacyverklaring leggen wij transparant uit hoe wij, via de Website en het Cliënt-, Makelaars- en Vendorportaal, met uw persoonsgegevens omgaan, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Artikel 1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens? (Onze Rolverdeling)

Binnen het Vetimo Ecosysteem is er een strikte wettelijke rolverdeling:

De Makelaar (Verwerkingsverantwoordelijke): Het makelaarskantoor of de zakelijke partner waar u cliënt bent, bepaalt het doel van het vastgoeddossier. Zij zijn uw primaire aanspreekpunt voor uw privacyrechten.
Vetimo B.V. (Verwerker): Wij bouwen en beveiligen de infrastructuur. Wij verwerken uw gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van uw Makelaar.
Mollie (Zelfstandig Verwerkingsverantwoordelijke voor Betalingen): Voor de verwerking van betalingen treedt onze betaalpartner Mollie op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en voert zij onder haar eigen privacyverklaring haar eigen wettelijk verplichte controles (Know Your Customer, KYC) uit.
Vetimo B.V. (Verwerkingsverantwoordelijke voor de Website): Voor zover u de Website bezoekt zonder cliënt te zijn van een aangesloten Makelaar, bijvoorbeeld via een aanmelding voor de wachtlijst, is Vetimo zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die u daarbij verstrekt.

Artikel 2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Om het Portaal te laten functioneren en uw vastgoedreis digitaal te faciliteren, worden via onze infrastructuur de volgende categorieën persoonsgegevens verwerkt:

Account- en Contactgegevens: Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens. Indien u als onderneming (bijvoorbeeld een eenmanszaak of vennootschap) met ons contracteert, een btw-identificatienummer.
Object- en Dossierdata: Gegevens van uw (toekomstige) woning, Kadaster-uittreksels, WOZ-waarden en documenten die u uploadt (zoals koopovereenkomsten, taxatierapporten en foto’s).
Financiële en KYC-gegevens: IBAN-nummers, transactiehistorie binnen het Portaal, facturen van Vendors en kopieën van identiteitsbewijzen wanneer een gebruiker die uploadt.
Communicatiegegevens: Berichten en bestanden die u via het Portaal uitwisselt met Makelaars en Vendors (per e-mail of WhatsApp), en de vragen die u aan onze AI-assistent (‘Vi’) stelt en de antwoorden daarop, die worden bewaard.
Technische gegevens: IP-adressen, browsertype, apparaatgegevens, cookies en logbestanden (30 dagen bewaard) voor de beveiliging en werking van het platform. Zie voor meer informatie over de door ons gebruikte cookies en vergelijkbare technieken ons separate Cookiebeleid.
Overige registraties: Inlogsessies en auditregistraties met het IP-adres, het toestemmingslogboek (e-mailadres en IP-adres), supporttickets en beoordelingen, facturen met het factuur-e-mailadres, het merk en de laatste vier cijfers van een betaalmethode, WhatsApp-telefoonnummers, agenda-items en gekoppelde agenda-accounts, handtekeningen en ondertekeningsbewijs, het KVK-nummer, de via itsme bevestigde naam en een profielfoto als u die toevoegt.
Geschilgegevens: Indien een geschil wordt geopend over een opdracht waarbij u betrokken bent, verwerken wij het geschil en het besluit van het Quality-team van Vetimo.
Wachtlijst- en Widgetgegevens: Indien u zich aanmeldt voor de wachtlijst op de Website, verwerken wij uw naam, e-mailadres, de rol waarin u geïnteresseerd bent (Makelaar, Vendor of Cliënt) en uw toestemming, en sturen wij u een bevestigingsmail voordat uw aanmelding wordt meegeteld. Indien u de widget van Vetimo gebruikt op de Website of op de website van een Makelaar, verwerken wij de gegevens die u daar invult, zoals uw e-mailadres, postcode en huisnummer. Voordat u een widgetvraag verstuurt, vinkt u een vakje aan waarmee u bevestigt dat u akkoord gaat met deze Privacyverklaring.

Artikel 3. Voor welke doeleinden gebruiken wij deze gegevens?

Uw gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende, wettelijk vastgelegde doeleinden:

1. Uitvoering van de Overeenkomst: Het leveren van het Cliëntportaal, waaronder het digitaal ondertekenen van documenten en het faciliteren van betalingen via Mollie.

2. Wettelijke Verplichtingen: Het voldoen aan anti-witwaswetgeving (Wwft/AML), fraudepreventie en boekhoudkundige plichten via onze betaalprovider.

3. Gerechtvaardigd Belang (Tech & AI): Het beveiligen van onze systemen en het bieden van klantenondersteuning.

4. Fiscale en Arbeidsrechtelijke Compliance (Wet DBA): Het faciliteren van de uitwisseling van bedrijfsgegevens (zoals KVK- en btw-nummers) tussen opdrachtgever en Vendor, teneinde fiscale transparantie te borgen en risico’s omtrent schijnzelfstandigheid en ketenaansprakelijkheid te mitigeren.

5. Data-verrijking: Het opzoeken van adresgegevens en energielabels in openbare registers (PDOK en EP-Online) aan de hand van de postcode en het huisnummer die u opgeeft.

6. Wachtlijst en Vragen: Het beheren van de wachtlijst en het uitnodigen voor het Portaal (op basis van uw toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken door te mailen naar legal@vetimo.com), en het doorgeven van widgetvragen aan de betrokken Makelaar (op basis van uw verzoek).

Rechtsgrondslag (artikel 6 AVG). Uitvoering van de Overeenkomst: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b). Wettelijke Verplichtingen: een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c). Gerechtvaardigd Belang (Tech & AI): ons gerechtvaardigd belang om onze systemen te beveiligen en gebruikers te ondersteunen (art. 6 lid 1 sub f). Fiscale en Arbeidsrechtelijke Compliance (Wet DBA): het gerechtvaardigd belang van de opdrachtgever en de Vendor bij fiscale transparantie (art. 6 lid 1 sub f). Data-verrijking: uitvoering van de Overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om juiste woninggegevens te tonen (art. 6 lid 1 sub b en f). Wachtlijst: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a). Vragen via de widget: uw verzoek dat een Makelaar contact met u opneemt (art. 6 lid 1 sub b). Waar de Makelaar verwerkingsverantwoordelijke is, bepaalt de Makelaar de grondslag voor zijn eigen verwerking.

Artikel 4. Met wie delen wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend op een “need-to-know” basis met de volgende partijen:

Vendors (Externe Dienstverleners): Indien u via het Portaal een opdracht accordeert, delen wij uitsluitend de voor de Vendor noodzakelijke gegevens (zoals adres en omschrijving van de opdracht) om de werkzaamheden uit te kunnen voeren.
Hostingpartij: Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Ierland) verzorgt de infrastructuur en opslag van het Portaal (account-, dossier- en transactiegegevens) via de diensten Cloud Run, Cloud SQL en Cloud Storage. De servers, de database, de bestandsopslag, de back-ups en de logs bevinden zich in Nederland (EER).
AI-aanbieders: Voor de AI-functionaliteit (‘Vi’) maakt Vetimo gebruik van de commerciële API’s van xAI (Grok, de standaardleverancier) en, voor zover Vetimo dit voor het betreffende bedrijf heeft ingeschakeld, Anthropic (Claude). Een vraag wordt door één van beide leveranciers afgehandeld; er is geen automatische overschakeling van de ene naar de andere. Verwerking door deze leveranciers kan plaatsvinden buiten de EER (onder meer in de Verenigde Staten); zie Doorgifte buiten de EER hieronder.
Overige dienstverleners: Afhankelijk van de functies die u of uw Makelaar gebruikt, worden persoonsgegevens ook verwerkt door: Meta (WhatsApp Business Cloud API) voor WhatsApp-berichten; Belgian Mobile ID (itsme) om de naam van bedrijfseigenaren te bevestigen; Moneybird voor facturen die een bedrijf doorstuurt naar de eigen administratie; Google, Microsoft en Apple voor agendasynchronisatie die een gebruiker inschakelt; en de mailserver van de verzendende mailbox (bijvoorbeeld Google) voor het verzenden van e-mails (SMTP). Openbare registers (PDOK, EP-Online, KVK en VIES) worden bevraagd met een postcode en huisnummer, of met een bedrijfs- of btw-nummer.
Mollie: Voor de verwerking en beveiliging van betalingen. Voor uitbetalingen aan een bedrijf geven wij de gegevens door die Mollie nodig heeft om het bedrijf aan te melden, zoals bedrijfs- en eigenaargegevens.
Digitaal ondertekenen: Er is geen externe subverwerker voor het digitaal ondertekenen van documenten; dit gebeurt op het platform door Vetimo zelf.
Overheidsinstanties: Uitsluitend indien hiertoe een dwingend juridisch verzoek of wettelijke verplichting bestaat (bijv. politie of Belastingdienst).

Doorgifte buiten de EER: Persoonsgegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt als de AVG dat toestaat: op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of met passende waarborgen zoals de door de Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen. Dit geldt met name voor de AI-aanbieders (zie Artikel 5) en, als u deze functies gebruikt, voor WhatsApp (Meta) en de agendaproviders. U kunt een kopie van de waarborgen opvragen door te mailen naar legal@vetimo.com.

Overdracht van de onderneming: Als Vetimo betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa, kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan de verkrijgende partij, die ze onder dezelfde regels moet blijven beschermen. Waar de wet dat vereist, informeren wij u vooraf.

Voor bedrijven die het Portaal gebruiken als Makelaar of als Vendor is het volledige, actuele overzicht van subverwerkers (met naam, dienst en status) opgenomen in Bijlage 7 (Lijst van subverwerkers) van de Samenwerkingsovereenkomst: Aangesloten Bedrijf. De Verwerkersovereenkomst is Bijlage 3 bij die overeenkomst.

Artikel 5. AI, Automatisering en Geaggregeerde Data

Het Portaal maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (‘Vi’) om uw vragen over het Portaal te beantwoorden, formulieren in te vullen aan de hand van een zin die u typt en helpteksten te vertalen. De AI-functionaliteit wordt geleverd via de commerciële API’s van xAI (Grok, de standaardleverancier) en, voor zover Vetimo dit voor het betreffende bedrijf heeft ingeschakeld, Anthropic (Claude). Deze verwerking kan plaatsvinden buiten de Europese Economische Ruimte (onder meer in de Verenigde Staten); zie Doorgifte buiten de EER. De overige infrastructuur van Vetimo (het Portaal en de opslag van dossiers) wordt gehost bij Google Cloud, zoals beschreven onder Hostingpartij hierboven. Als u een agenda koppelt, kunnen de titels en plaatsen van uw komende agenda-afspraken worden doorgegeven aan ‘Vi’, en daarmee aan de AI-aanbieder, wanneer u er naar uw agenda vraagt. U wordt nooit onderworpen aan volledig geautomatiseerde besluitvorming die juridische gevolgen voor u heeft zonder menselijke tussenkomst. Wij maken geen gebruik van zwarte lijsten zonder menselijke tussenkomst, maar modereren geschillen altijd handmatig conform de Digital Services Act (DSA). Voor een volledige toelichting op de werking van ‘Vi’, zie de separate AI Transparantieverklaring.

Artikel 6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. Binnen het Portaal hanteren wij de volgende richtlijnen:

Uw dossier en accountgegevens blijven actief zolang uw relatie met de Makelaar voortduurt. Dit omvat uw gesprekken met ‘Vi’, die Vetimo niet automatisch verwijdert.
Wanneer u een verzoek tot verwijdering indient, bij de Makelaar of bij Vetimo, worden uw account en de daaraan gekoppelde gegevens door Vetimo gewist of geanonimiseerd, met inachtneming van de uitzondering hieronder.
Uitzondering: Financiële transactiedata en KYC-documenten worden, in verband met wettelijke bewaarplichten, tot maximaal 5 jaar na de transactie bewaard op grond van de Wwft en tot maximaal 7 jaar na de transactie op grond van de fiscale wetgeving, telkens veilig versleuteld.
Wachtlijst- en Widgetgegevens: Aanmeldingen voor de wachtlijst bewaren wij totdat u ons vraagt ze te verwijderen. Gegevens uit widgetvragen bewaren wij zolang de betrokken Makelaar ze nodig heeft om uw vraag te beantwoorden. Vetimo verwijdert deze gegevens op dit moment niet automatisch; wij verwijderen ze op verzoek.

Artikel 7. Uw Rechten (De AVG-rechten)

Onder de Europese wetgeving heeft u uitgebreide rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op Inzage: U kunt opvragen welke gegevens van u in het Portaal zijn vastgelegd.
Recht op Rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
Recht op Beperking van de Verwerking: U kunt ons in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld gedurende de behandeling van een verzoek tot rectificatie.
Recht op Vergetelheid (Verwijdering): U kunt verzoeken om uw gegevens te laten wissen, tenzij een wettelijke plicht dit verhindert.
Recht van Bezwaar: Voor zover wij uw gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang (zie Artikel 3), kunt u hiertegen bezwaar maken. Wij staken de verwerking dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan uw belangen.
Recht op Dataportabiliteit: U heeft het recht om een export van uw persoonsgegevens op te vragen (bijvoorbeeld bij het beëindigen van uw relatie met de Makelaar).
Recht om Toestemming in te Trekken: Als wij gegevens verwerken op basis van uw toestemming (bijvoorbeeld de wachtlijst), kunt u die op elk moment intrekken door te mailen naar legal@vetimo.com. Intrekking heeft geen invloed op verwerking die eerder heeft plaatsgevonden.
Geautomatiseerde Besluitvorming: Vetimo neemt geen besluiten over u met rechtsgevolg of die u anderszins in aanmerkelijke mate treffen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking. ‘Vi’ doet suggesties en maakt concepten; een mens beslist. Een geautomatiseerde veiligheidsmaatregel, zoals een tijdelijke blokkade, is nooit definitief zonder menselijke controle (zie de AI Transparantieverklaring (AI Notice)). Een besluit om de overeenkomst met een Vendor wegens kwaliteit te beëindigen, wordt altijd beoordeeld en bevestigd door een medewerker (zie Gebruiksvoorwaarden, Artikel C5).
Hoe u uw Rechten Uitoefent: Stuur uw verzoek naar legal@vetimo.com. Wij reageren binnen één maand; bij complexe of talrijke verzoeken kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen en laten wij u dat binnen de eerste maand weten. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen. Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. Als uw Makelaar de verwerkingsverantwoordelijke voor uw verzoek is, geven wij het zonder vertraging door aan de Makelaar.

Omdat de Makelaar uw wettelijke Verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u deze rechten in de eerste plaats via uw Makelaar uitoefenen. Vetimo ondersteunt de Makelaar bij het voldoen aan uw verzoek, bijvoorbeeld met een data-export en, waar nodig, met handmatige actie van Vetimo op instructie van de Makelaar.

Artikel 8. Beveiliging van uw Data

Vetimo neemt de bescherming van uw data uiterst serieus. Wij nemen beveiligingsmaatregelen, waaronder server-side AES-256-versleuteling van gevoelige documenttypen en opgeslagen geheimen, versleuteling in rust door de database- en opslagdiensten van onze hostingpartij, beveiligde verbindingen (TLS) en rolgebaseerde toegangscontroles voor onze medewerkers en systemen. Medewerkers van Vetimo met een beheerders- of kwaliteitsrol kunnen ‘Vi’-gesprekken, supporttickets en geüploade bestanden inzien wanneer dat nodig is voor support, kwaliteitsbewaking of een geschil.

Melding van datalekken: Als een inbreuk op persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico voor u oplevert, informeren wij u zonder onredelijke vertraging. Wij melden datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens waar de wet dat vereist. Voor gegevens die wij als verwerker verwerken, informeren wij de Makelaar zonder onredelijke vertraging.

Artikel 9. Contact en Klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of de technische beveiliging van uw gegevens in het Portaal? Neem dan contact op met onze Privacy Officer via:

Vetimo B.V.

Afdeling Privacy & Compliance

E-mail: legal@vetimo.com

Apollostraat 2, 5721 CD Asten, Nederland

Mocht u er met ons of uw Makelaar niet uitkomen, dan heeft u te allen tijde het recht om een formele klacht in te dienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Artikel 10. Wijzigingen van deze Privacyverklaring

Vetimo kan deze privacyverklaring bijwerken, bijvoorbeeld als functies of aanbieders veranderen of de wet verandert. De actuele versie is altijd beschikbaar op de Website en in het Portaal, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij wezenlijke wijzigingen die u raken, informeren wij u vooraf, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding in het Portaal.

Vetimo B.V., Apollostraat 2, 5721 CD Asten, Nederland, KVK 42207841, www.vetimo.com